Zarządzanie czasem i energią – zrób więcej szybciej

Najdłuższy dzień w roku trwa prawie 17 godzin, jednak przy nieracjonalnym zarządzaniu swoją energią zrobimy w tym czasie mniej niż w każdy inny dzień. Efektywne wykonywanie obowiązków domowych, skuteczna realizacja osobistych projektów czy wyrabianie się z konkretnymi zadaniami w pracy są ściśle związane ze zdolnością mądrego zarządzania zasobami naszego ciała i intelektu.

Z reguły jesteśmy najwydajniejsi przez pierwsze godziny od pełnego wybudzenia, jednak biorąc pod uwagę, że zanim staniemy na nogi i dotrzemy do pracy, to większość tego czasu idzie w gwizdek. Aby zatem zmaksymalizować produktywność musimy zdać sobie sprawę, że nasze dzienne zasoby energii, koncentracji i dobrego samopoczucia są ściśle ograniczone. Jeśli nie kontrolujemy wydatkowania tych zasobów na poszczególne zadania w ciągu dnia, to jest duża szansa, że obudzimy się z ręką w nocniku tuż przed 16 i zamiast punktualnie wyjść z pracy, weźmiemy udział w romantycznym popołudniu z laptopem firmowym.

Podstawa: świadomość

Pierwsza rzecz, jaka będzie niezbędna w budowaniu dobrych nawyków wydatkowania energii, to uświadomienie sobie, że mamy ograniczone zasoby i musimy nimi tak dysponować, aby czas, gdy nasz mózg najlepiej pracuje, został wykorzystany na najtrudniejsze zadania. Wymaga to przeanalizowania czynności wykonywanych w ciągu dnia z najdrobniejszymi szczegółami. Zastanówcie się, ile czasu z rana poświęcacie na czytanie powiadomień na Facebooku, SMS-ów, maili, wiadomości czy na przeglądanie memów, ale też na zrobienie kawy, wymianę uprzejmości z innymi czy zwyczajne odpalenie laptopa.

Zwróćcie uwagę, jak często dźwięk powiadomień w telefonie odciąga Waszą uwagę od bieżących zadań i postawcie sobie pytanie, czy Wasza natychmiastowa reakcja jest niezbędna dla zapewnienia równowagi we Wszechświecie. Jeśli odpowiedź na to bardzo, ale to bardzo ważne pytanie nie będzie twierdząca, odłóżcie te czynności na przerwę śniadaniową czy wycieczkę do toalety. Podobno czytanie Pudelka najlepiej smakuje właśnie w ustępie.

Nie bądź jaskiniowcem. Gatunek przedłużysz później.

Druga rzecz to umiejętne wyznaczanie celu i konsekwentne jego realizowanie. Wiem, szalenie odkrywcza myśl, ale popatrzmy na nią z nieco innej perspektywy, aby nie trąciło tanim coachingiem. Człowiek, z punktu widzenia ewolucji, zaprogramowany jest tak, aby jak najmniejszym kosztem się najeść. Brzmi to pewnie zabawnie, ale przecież kilkadziesiąt tysięcy lat temu głównym zmartwieniem naszych przodków było 1) zdobycie pokarmu, 2) odpoczynek 3) kopulacja. Reszta rzeczy była na dalszym planie. Oszczędzanie energii, towaru natenczas luksusowego, decydowało o przetrwaniu całego gatunku, a zatem logiczne było, że zajęcia nie przynoszące natychmiastowych korzyści nie cieszyły się zbyt wysokim priorytetem.

Tak jest dziś. Z natury jesteśmy leniwi i najchętniej byśmy leżeli, jedli i od czasu do czasu poprzedłużali gatunek. Nie? Ilu z Was systematycznie uczyło się do sesji, a ilu bimbało cały semestr, aby w ostatni dzień heroicznie ładować do głów opasłe tomy nikomu niepotrzebnych faktów? Ilu z Was rozliczyło PIT zaraz po otrzymaniu formularzy od pracodawcy? Ilu z Was najważniejsze rzeczy w ciągu dnia robi w pierwszej kolejności, aby później leżeć bokiem?

Pewnie niewielu.

Dlatego zróbcie sobie listę rzeczy, których realizacja przyniesie Wam szczęście, ciężarówkę pieniędzy lub panowanie nad światem i za każdym razem, gdy dopadnie Was przemożna potrzeba sprawdzenia, jak Paris Hilton spędziła weekend, pstryknijcie się w umysł i powtórzcie sobie, że macie życie do wygrania.

Optymalizuj zadania i wyrabiaj dobre nawyki.

Jeśli pracujecie przy komputerze, zwróćcie uwagę, ile czasu zajmuje Wam bezsensowne przełączanie okien, aby “coś sprawdzić”. Coś, co – zaznaczam – nie ma żadnego dodatniego wpływu na cokolwiek, a jedynie odciąga Waszą uwagę i konsumuje cenny czas. Jeśli pracujecie w domu, nie musicie co 5 minut sprawdzać, czy w lodówce nadal jest kremówka z kawałkami brzoskwini. Gwarantuję Wam, że będzie, a jeśli nie, bo np. mąż/żona zje, to z pewnością w cukierni za rogiem kupicie relatywnie świeży kawałek. Ekspedientka na pewno wszystkiego sama nie zje. To gwarantuję.

Nie marnujcie czasu na roztrząsanie tematów, na które nie macie wpływu. Coś się zepsuło – trudno. Od myślenia się nie naprawi. Trzeba coś zrobić i basta? To zakasuj rękawy i do dzieła. Im szybciej to zrobisz, tym szybciej będziesz mieć to z głowy.

Nie walcz ze sobą.

Bywa tak, że wiercimy się w fotelu, bo jakiś temat chodzi nam po głowie (jedzenie, kochanka, etc.), ale próbujemy go zepchnąć na margines świadomości, ponieważ mamy do zrobienia przysłowiową kupę. Rzeczy. Czasem o wiele lepiej jest zrobić sobie przerwę wcześniej i załatwić cokolwiek zaprząta nasze myśli. Zjeść, wyjść na spacer, porozmawiać przez telefon. Ochłonąć.

Niektórzy wolą iść w zaparte i przeczekać kolejne 20 minut, ponieważ nie chcą wyłamywać się z jakiegoś schematu w korpo albo mają wewnętrzny kaganiec powściągający przed zrobieniem rzeczy prywatnej w pracy. Lepiej zatem poświęcić 5 minut na rzecz prywatną 20 minut wcześniej i po powrocie skupić się na pracy, niż czekać 20 minut nic nie robiąc, aby ładnie wyglądało. Pamiętaj, że mamę oszukasz, tatę oszukasz i nawet szefa w pracy oszukasz. Ale siebie nie oszukasz.

Chyba że jesteś nałogowcem.

Utrzymuj kontakt z otoczeniem.

Kontakt z innymi ludźmi dodaje energii i motywacji. Szczególnie, jeśli jest to kontakt bezinteresowny, np. zwykłe zapytanie obcego, jak się czuje. W pracy natomiast warto utrzymywać dobre relacje ze swoimi współpracownikami. Markotność i niedostępność może i są w Twoim mniemaniu spoko, ale w rzeczywistości prowadzą do izolacji i spadku efektywności. Jesteśmy istotami społecznymi i niektóre teorie głoszą, że to właśnie dzięki złożoności relacji międzyludzkich rozwinęła się nasza inteligencja. A może odwrotnie?

Wyciągaj wnioski z błędów.

Powtarzanie w kółko tych samych błędów nie tylko przyczynia się do marnotrawienia czasu, ale przede wszystkim cementuje złe nawyki. Złe nawyki nigdy nie przyczyniają się do rozwoju, a w krytycznych chwilach mogą nam poważnie zaszkodzić. Praktykuj więc myślenie krytyczne i analizuj swoje osiągnięcia oraz porażki. Kiedy zrobisz coś dobrze, przyjmij to z radością, ale i pokorą. Gdy zrobisz coś źle, zastanów się, jak możesz to poprawić i zrób to jeszcze raz a dobrze. Dzięki praktykowaniu dobrych nawyków pewne czynności można zautomatyzować do takiego stopnia, że będziemy robić je w mgnieniu oka. Jest to szczególnie istotne w przypadku czynności technicznych, powtarzalnych, np. wypełnianie arkusza kalkulacyjnego, przełączenia się między zadaniami czy standardowa komunikacja (np. mailowa) z innymi ludźmi lub pracownikami.

Zorganizuj sobie posiłki.

Wyrób sobie nawyk spożywania konkretnych posiłków o konkretnych porach. Nie tylko Twój brzuszek będzie zadowolony, ale Ty również.

Warto też mieć pod ręką dobre przekąski, które zapewnią sytość do czasu, aż przyjdzie pora na posiłek właściwy. Najlepsze w tym przypadku będą przekąski niskoglikemiczne. Darujcie sobie drożdżówki i batony. Jedyne, co takie pyszności zrobią, to podniosą Wam ciśnienie na krótką chwilę po czym spowodują senność, głód i pragnienie. Lepiej zjeść orzechy lub mozarellę niż kanapkę.

Róbcie drzemki lub drzemki kawowe. Świeży umysł w godzinę zrobi więcej niż zmęczony w 4.

Nie odmawiaj sobie przyjemności.

Jeśli macie chroniczny problem ze znalezieniem energii na zrobienie czegokolwiek, można zastosować tanią, ale ciekawą technikę motywacyjną. Zabierzcie się za coś, co sprawia Wam niesamowitą frajdę i w momencie, gdy Wasz poziom zadowolenia osiągnie wyżyny, zostawcie to w cholerę i zajmijcie się tym, do czego nie możecie znaleźć motywacji. Jeśli nie macie problemu z uzależnieniami, to przez najbliższe 30 minut będziecie mieć tyle energii, że nadrobicie lwią część zaległości. Ponadto jest szansa, że radość z wykonanej roboty doda Wam dodatkowej motywacji, aby popchnąć inne tematy.

(Tekst oczekuje na odświeżenie i redakcję).

Przeczytaj również:

1. 10 sposobów, jak poprawić myślenie
2. Jak oceniać jakość myślenia?
3. Rozwój osobisty nowoczesnego humanisty